Parenthèse d'une entrepreneure : gérer plusieurs dossiers clients

avril 18, 2022

Vous le savez, je discute souvent avec beaucoup d'entre vous surtout via Instagram. Et un des sujets qui a beaucoup interpelé lors d'une des dernières sessions de questions FAQ a été : comment gérer plusieurs dossiers en même temps ?

On m'avait demandé sur combien de dossiers déco je travaillais en ce moment. J'ai dit que j'en avais 7 en ce moment et que ce n'était pas énorme par rapport à d'autres périodes de l'année, mais que ça me convenait pour pouvoir avancer sur les projets annexes.

Et là j'ai eu pas mal de questions en messages privés pour me demander comment je faisais pour déjà gérer 7 dossiers en même temps ? Que ça avait l'air insurmontable pour certaines personnes car elles trouvaient que c'était déjà énorme.

Ce que je n'ai pas précisé dans la story (car à un moment je ne peux pas écrire un roman sur une story de 15 secondes...), c'est que je travaille toujours sur des petits dossiers comme sur des plus gros. J'ai des dossiers sur lesquels je travaille depuis plusieurs mois car il y a pas mal de travaux à faire, et j'ai aussi en ce moment, par exemple, un autre dossier où il y a juste une recherche de papier-peints. On n'est pas du tout sur le même temps de travail et même si on était sur des projets à la charge identique, ce serait gérable !

Et voici mon secret...

JE DIS LES CHOSES FRANCHEMENT A MES CLIENTS !!!!!!!!!!!

Voilà... Merci de m'avoir lu ! Ce sera tout.

Non plus sérieusement, c'est vrai ! Je dis les choses franchement à mes clients !

Je leur dis la simple vérité en rendez-vous et je me répète dans nos échanges de mails si j'estime cela nécessaire : je travaille toute seule, je n'ai pas qu'eux comme clients et que comme tout le monde, je n'ai que 24 heures dans ma journée et surtout une vie personnelle à côté. Je ne travaille pas 7 jours/7.

Je leur explique que je fais un turn-over dans mes dossiers et que ce n'est pas parce qu'ils n'ont pas de réponse de ma part dans l'heure qui suit leur retour, que j'ai oublié leur projet ! C'est juste que parfois, j'ai 4 autres dossiers à passer avant de revenir au leur et avant de faire les modifications demandées. Et parfois, ça peut me prendre une semaine voire plus, avant qu'ils n'aient une réponse de ma part. Si je vois que ça me prendra plus de temps avant de revenir vers eux, je leur envoie un petit mail pour leur dire.

Et quand on explique les choses très clairement, personne n'a rien à redire ! Ils sont prévenus dès le départ avant même de signer le devis et si mon fonctionnement ne leur plaît pas, ils n'ont qu'à aller voir quelqu'un d'autre.

Dans 99% des cas, les clients comprennent très bien et ils savent que tout ne se fait pas en 5 minutes (sinon ils l'auraient fait eux-mêmes....).

Et ça sera aussi le cas pour les vacances ou si vous êtes malades. Vous pouvez dire clairement à vos clients que vous prenez une ou plusieurs semaines de vacances sans avoir à vous justifier plus que ça. Je vous assure que mes clients sont les premiers à me souhaiter de bonnes vacances bien méritées !

Vous pouvez aussi dire que vous avez besoin de 2 semaines car vous êtes malades ou parce que vous vous faites opérer, ou que votre enfant est malade, etc... Ça s'appelle les aléas de la vie et ça arrive à tout le monde. Si vos clients savent que vous êtes professionnels et que vous êtes sérieux, ils savent que vous retournerez travailler sur leur dossier dès que vous irez mieux. Il suffit juste de leur dire clairement.

Arrêtez de vous mettre une pression de dingue pour rien ! Personne n'est un super-héros à pouvoir traiter 15 dossiers en même temps en une seule journée.

Si vous dites les choses clairement et que tous les parties impliqués sont conscients et acceptent les termes, qu'ils savent que vous faites de votre mieux, pourquoi voudriez-vous qu'il y ait un problème ?

Comme je dis toujours : on fait de la déco, on ne sauve pas des vies ! Si j'avais été médecin, bien sûr que la question du temps pour la gestion des patients seraient une question de vie ou de mort. Mais relativisons ! Le choix d'un papier-peint n'a jamais été une question de vie ou de mort... Si c'est fait demain parce que vous êtes en train de travailler sur une 3D d'un autre client qui vous a pris toute la journée, et bien vous chercherez ce papier-peint demain pour cet autre client.

Un petit pas après l'autre.