Parenthèse d'une (future) entrepreneure : les outils pour m'organiser

juillet 23, 2018

Hello !

Cette semaine je voulais partager avec vous les différents outils que j'utilise au quotidien et qui me servent énormément pour organiser mes journées, mes semaines et même mes mois.

Quel que soit le domaine, l'organisation est la clé pour être productif.

Pour ma part, je suis de nature extrêmement organisée et mes anciens postes d'assistante qualité m'ont permis de développer encore plus cette compétence. Car oui, cela est une compétence. Ce qui est une bonne nouvelle pour celles et ceux qui ne sont pas de nature organisés car une compétence s'apprend !

Pourquoi être organisé(e) ?

↪ Pour prévoir ce que vous allez devoir faire
↪ Pour prévoir combien de temps cela va vous prendre
↪ Pour pouvoir vous organiser dans vos tâches
↪ Pour garder vos objectifs en tête
↪ Pour rester motivé(e)
↪ Et surtout pour se libérer l'esprit !

Voici 4 outils dont je me sers au quotidien. Et oui, pas plus, juste 4 !

Car l'une des raisons qui m'a amené à utiliser ces outils est que j'en avais marre d'avoir plusieurs "to do listes" papiers éparpillées dans 10 carnets différents, affichées à différents endroits dans mon bureau ou posées sur la table... J'ai donc voulu trouver une application pour chacun de mes besoins en organisation.

Google Agenda

Google Agenda est une fonctionnalité de Google qui regroupe tout mon emploi du temps perso et pro (je précise qu'il faut avoir un compte Google).

L'avantage : je n'ai plus besoin de papier !

Je peux mettre des rappels à la fréquence de mon choix (je n'oublie plus les anniversaires), je me mets des deadlines pour envoyer mes devoirs pour ma formation, je note quand et combien de temps j'ai fait du sport pour rester motivée, etc...

Vous pouvez également mettre un système de couleurs pour chaque type d’événement et vous pouvez partager un agenda avec les personnes de votre choix. Par exemple nous avons un Google Agenda commun avec mon chéri pour qu'on puisse facilement et à tout moment voir si nous sommes dispo pour une nouvelle sortie.

J'ai également synchronisé mon Google Agenda avec mon téléphone afin de pouvoir y accéder à tout moment et où que je sois.

Google Keep Notes

Autre fonctionnalité de Google, Google Keep Notes me permets de faire des "to do listes". Encore une fois, plus besoin de papier !

Tout est centralisé à un seul endroit et j'ai également synchronisé cette fonctionnalité sur mon téléphone.

Vous pouvez faire des listes à cocher ou créer un simple bloc texte.

Vous pouvez archiver une liste, lui mettre une couleur, un titre, rajouter un rappel, la partager avec quelqu'un, ajouter une image de votre choix, faire un dessin (cela est très pratique quand j'ai une idée pour une décoration).

je l'utilise surtout pour ma vie perso : liste de course, de choses à faire, etc...

Car pour les listes concernant ma vie pro, j'utilise le prochain outil.

Trello

Haaaaaa Trello... Cette petite application qui a révolutionné ma vie ! Oui oui... Cela a été une révolution !

Comme je le disais, je me sers de Trello pour tout ce qui concerne ma vie professionnelle. Car Trello permet d'organiser mes différents projets (blog, formation et tout ce qui a attrait à la création de ma future entreprise 😉).

Vous créez tout d'abord un tableau (exemple : Blog), Puis vous créez des listes (par exemple : Idées d'articles), puis vous créez des cartes (par exemple : Les outils pour m'organiser).

Avec la version gratuite, dans chaque carte, vous pouvez rajouter une description, des pièces jointes, des commentaires, une échéance, des codes couleurs, des listes à cocher, etc...)
Vous pouvez également partager cette carte avec différentes personnes (idéal pour des projets commun en entreprise) et chaque manipulation a un historique (on peut savoir qui a répondu à quoi et quand).

On peut également déplacer facilement toutes les cartes d'une liste à une autre. Par exemple si vous faites une liste "A faire", "En cours / en attente" et "Fait", vous pouvez passer votre tâche de "A faire" à "Fait" en un simple glissement.

Là encore, l'application est disponible sur les smartphones donc même à l'extérieur, quand j'ai une idée ou un point que je dois vérifier, je le note, où que je sois et je le retrouve sur mon ordi quand je rentre chez moi pour travailler !

Toggl

Là encore j'utilise Toggl pour ma vie professionnelle. Toggl est un outil qui permet de comptabiliser le temps que vous mettez pour une tâche ou un projet. Ce n'est ni plus ni moins qu'un chronomètre.

Je peux enfin savoir combien de temps je mets à faire une planche d'ambiance par exemple ou combien de temps je mets pour un devoir.

Le gros avantage de ce "chronomètre" est qu'on peut reprendre le compteur où on en était, si vous coupez l'une de vos tâche d'un jour sur l'autre.

On peut également regrouper plusieurs tâches en un seul projet (exemple : pour un devoir, je dois faire un texte explicatif, une planche, un croquis, etc... Je chronomètre chacune de ces tâches et je les regroupe dans un même dossier. Ainsi, je sais à la fin du devoir combien de temps j'ai mis en global et pour chacune des tâches séparément).

La finalité de tout cela est de pouvoir estimer votre temps de travail.
Et pour ma part, cela m'aide à me motiver car je vois que je mets de moins en moins de temps à réaliser un croquis.
J'ai également pu me servir de cet outil pour définir mes tarifs en fonction du temps que je passe sur chaque prestation.

Voilà, j'espère que ces 4 outils vous aideront dans vos projets et dans votre organisation !

je vous souhaite une belle semaine !